Дата: 11/01/2016 01/02/2016 .
Приветствую Вас дорогие читатели моего блога.
В этой статье вы узнаете одну очень результативную методику составления плана личной работы. Она помогла мне значительно повысить качество моей деятельности в пожарной части, где я был заместителем начальника части.
Эту методику рассказал мне мой бывший руководитель, который добился очень хороших результатов. Повышение работоспособности и результативность выполнения личных задач повышается многократно, уже интересно? Тогда читайте далее!
План не будет происходить сам по себе. Вы должны возложить на человека ответственность за наблюдение за прогрессом и поиск действий, которые опаздывают. Изучение прогресса также поможет вам учиться на ваших ошибках, чтобы вы могли улучшить свои планы в будущем.
Переведенный Инфо предпринимателей. В связи с их общим характером информация не может считаться полной и никогда не должна использоваться в качестве замены для юридических или профессиональных консультаций. Мы не можем гарантировать, что информация распространяется на индивидуальную ситуацию вашей компании, Несмотря на все наши усилия, некоторая информация может быть устаревшей.
Чем вам поможет эта методика?
После составления плана работы по этой методике, вам будет представлена картина вашей деятельности целиком на неделю . Вам не нужно будет долго искать страницу в записной книжке, с поставленными задачами.
Достаточно будет только бегло глянуть на ваш план личной работы и вы будете иметь представление о том, что вам предстоит выполнить сегодня, завтра и даже через неделю или месяц.
Операторы веб-сайтов не несут ответственности за последствия ошибок или упущений. Вы всегда должны следить за ссылками на более подробную информацию от соответствующего государственного учреждения или службы. Любая зависимость от нашей информации или других веб-сайтов зависит от вашего собственного риска. Вам следует подумать о получении рекомендаций независимых консультантов и всегда должны проверять свои решения против ваших обычных бизнес-методов и Операторы веб-сайта, их агенты и сотрудники не несут никакой ответственности за любые убытки или ущерб, связанные с использованием наших веб-сайтов, за исключением Смерть или телесные повреждения, вызванные их небрежностью, или в случае мошенничества. План действий - это высшая точка процессов управления и интерфейс между этапами анализа и реализации решений.
Также вы сможете правильно делегировать задачи, и контролировать подчиненных, в конце рабочего дня будете видеть какие задачи выполнены, скорректировать планы на следующий день
Все ваши важные встречи и звонки не будут пропущены, так как вы не будете ставить лишние задачи на дни когда их нужно совершить.
Ну и самое главное вы всегда сможете видеть свои планы на день, при выполнении всех задач, вы сможете выполнить пару задач со следующих дней и, тем самым, разгрузить какую либо дату.
Он превращает идеи и размышления в конкретные, оперативные элементы. Это относится ко всем подразделениям компании. Даже если контент отличается, форма и методология остаются неизменными. Этот инструмент также используется на уровне сотрудников. Во время ежегодного собеседования его менеджер будет устанавливать и планировать с ним действия, которые будут проводиться в течение следующего года.
Инвестирование в небольшую строгость является экономически эффективным, чтобы подойти к этому этапу методично. Чтобы убедиться, достаточно вспомнить ставки: определить, организовать, спланировать и установить все средства для достижения фиксированных целей.
Как мне помогла эта методика?
Работая по данному плану я достиг определенных положительных результатов. В 2012 году, я был принят на работу в пожарную часть, заместителем начальника пожарной части.
Сказать что состояние дел в части было плачевным – это ничего не сказать, я просто обалдел от того что мне досталось от прежнего руководства. Так как начальник части был также принят на должность буквально за месяц до меня, то и у него руки просто опускались видя все это.
Вот некоторые полезные эффекты. Не забывайте ничего, перечисляя задачи, которые необходимо выполнить. Это дает всестороннее и полное представление о предстоящей нагрузке. Контролировать время реализации. Благодаря строгому планированию можно предвидеть последствия возможных задержек.
Знать в любой момент, когда человек находится в авансе. Это позволяет избежать плавания в поле зрения. Способность находить решения падения, будучи способным анализировать последствия для других действий. Привлекайте и мотивируйте команды, определяя конкретные роли для каждого. Это позволит избежать потери времени, энергии и галопирующей демотивации из-за частых переосмыслений задач и задач участников. Другое преимущество: лучшая координация, когда есть зависимости между действиями.
Вот на фото он как раз занимается заполнением своего плана — по этой методике.
Что мне досталось
По результатам работы части она была по всем показателям работы на последнем (восьмом) месте, среди частей отряда. Не было нормальной номенклатуры дел, состояние техники удручающее, дисциплина отсутствовала как факт. Исполнительность личного состава была крайне низкая.
Однако следует избегать определенных ошибок: например, тратить слишком много времени на разработку плана действий в ущерб его реализации, а также на неприемлемый уровень детализации. В общем, важно помнить, что это всего лишь инструмент. Средство не должно иметь приоритет над его назначением.
Ключи к успеху плана действий
Регулярно информировать заинтересованные стороны о ходе выполнения плана. План работы служит для изложения ряда целей и процессов, которые полезны для их достижения. Обычно он направляется в команду работников и предназначен для демонстрации и объяснения цели конкретного проекта. Хороший рабочий план может сделать рабочую или школьную жизнь более организованной и эффективной и позволит вам разделить большие усилия на более мелкие и лучше идентифицируемые задачи. Научитесь писать план работы для решения следующих проектов в лучшем виде.
Как я пытался исправить ситуацию?
Я, вначале, пытался кинуться за все сразу, дабы хоть как-то привести в порядок положение дел в части. Это хоть и приносило какие-то результаты, но в целом получалось у меня все не совсем складно.
Затем я обратился к своему непосредственному начальнику – заместителю начальника отряда. И он объяснил как просто и планомерно привести все дела в порядок, и как составить правильный план личной работы на месяц, неделю и день.
Создайте его в соответствии с вашими потребностями и выберите, следует ли его детально определить или наметить только более широкие границы. Напишите его на листе бумаги или используйте профессиональное программное обеспечение, чтобы помочь вам с графикой и цветами. Если ваш рабочий проект очень широко идентифицирует промежуточные шаги, чтобы вы могли проверить достижение определенных среднесрочных целей. Используйте его, чтобы задуматься о своей работе и прогрессе и проверить, чтобы быть на правильном пути.
- Ваш рабочий план должен быть вам полезен.
- Выберите то, что будет наиболее эффективным для вас.
Итак каких результатов я добился?
Примерно через три месяца работы, я вывел большинство показателей части на третье место! Вы представляете? С последнего на третье! Выйти на первые места я бы не смог, по причине того, что на первых местах стояли основные части построенные с нуля, и работали в них очень опытные руководители.
Чтобы создать рабочий план, вам нужна среда, в которой сотрудники и менеджеры могут работать вместе. Лучшее время для подготовки рабочего плана - через несколько дней после его рассмотрения. Ежегодный план работы должен составляться через несколько дней после ежегодного обзора. Что еще более важно, его следует печатать и распространять среди участников в течение нескольких дней после его подготовки. Транспарентность имеет жизненно важное значение для управления участием.
Как и в любом планировании, будь то групповой процесс или нет, вы должны думать в обратном направлении, начиная с того места, где вы хотели бы найти себя в конце периода, и генерировать шаги, которые вам нужны, чтобы доставить вас туда, где вы сейчас находитесь, и рассмотреть четыре ключевых вопроса И использовать их в качестве скелета для ваших обсуждений и размышлений.
Тут мои бывшие подчиненные — занимаются самоподготовкой.
Я бы просто не смог их переплюнуть, у меня это был первый опыт работы на руководящей должности.
Итак приступим
Для составления плана личной работы вам потребуется большая тетрадь, какая нибудь такая, формата А4.
План работы - это инструмент планирования продолжительностью 6 или 12 месяцев, который идентифицирует проблемы, которые необходимо решить, и способы сделать это. Он также представляет собой общий инструмент управления. Когда сотрудники участвуют в организации, она должна знать, что она представляет. При создании среды, в которой сотрудники могут участвовать в подготовке плана работы, вы также начинаете процесс обучения.
Этот набор руководящих принципов направлен на координаторов и менеджеров для работы со своим персоналом или их клиентами. Если вы задействуете персонал в генезисе или разработке плана, то этот документ может быть предоставлен, чтобы помочь им в изучении того, что необходимо для организации процесса участия. План является руководством для организации, и когда персонал участвует в его подготовке, он более склонен «взять под контроль его» и использовать его во время реализации.
Эта тетрадь станет вашей настольной книгой, которая всегда должна быть раскрытой и лежать на вашем рабочем столе на видном месте.
Ручка также должна лежать в этой тетради, это основные моменты, которых необходимо держаться.
С самого начала важно выпустить два предубеждения относительно планов работы: план работы составлен только из бюджета и что план работы состоит только из одной программы. Многие менеджеры, если они сделали эти неправильные предположения, будут разочарованы, когда их планы работы будут отвергнуты.
Многие агентства по сбору средств и многие исполнительные органы требуют плана работы, чтобы оправдать выпуск средств на данный период. По этой причине многие менеджеры ошибаются, думая, что бюджет является центральным элементом плана работы, который далек от реальности, и бюджет, конечно, незаменим, но каждый элемент, включенный в него, должен быть оправдан. Содержание самого плана работы, представляющего предмет настоящего документа.
Что нам необходимо сделать?
Делаем разметку в тетради таким образом: делим каждую страницу на три колонки. Первая колонка почти на половину листа, вторая и третья делят оставшуюся часть пополам.
Также делим каждый лист на три ряда поровну, это будут наши дни недели в плане. Таким образом на один разворот тетради мы уместим план личной работы на неделю. И он будет нам виден целиком. Вот я набросал примерный план личной работы на неделю, тетради у меня не оказалось, но думаю суть будет понятна (Все задачи условные).
Второе неправильное предубеждение состоит в том, что рабочий план эквивалентен программе. Координатору может быть сложно подготовить программу, где он должен перечислить все задачи, которые должны выполняться день за днем в течение рассматриваемого периода. Разумеется, полезная программа - это не план работы. Кроме того, хотя программа может быть желательным списком ежедневных действий, в реальном мире такие списки, такие точные, не могут соблюдаться. Могут возникнуть другие неотложные задачи. Неожиданные посетители могут прибыть, запланированные встречи могут быть затронуты, когда другие группы могут выполнять новые задачи или неожиданные посетители и т.д. вместо жесткой программы в настоящем документе рекомендуется установить крайний срок для каждой цели, которая должна соблюдаться, это более органичный и более гибкий подход, чем подготовка программы.
По колонкам. В первой колонке записываются личные задачи, встречи и совещания. То есть то, что необходимо не пропустить, будет всегда на первом месте.
Во второй колонке записываются поручения подчиненным, либо делегация каких либо личных задач. На приведенном примере, во вторник задача по проверке сигнализации, делегирована начальнику караула.
План работы является аргументом, он составлен для планирования мероприятий с учетом определенного периода времени, во-первых, чтобы убедить лиц, принимающих решения, утвердить его, во-вторых, в качестве руководства по мероприятиям, которые должны быть проведены в течение этого периода времени.
- Зачем писать планы работы?
- И период времени, охватываемый планом работы.
Ну и в третьей колонке помечаем предстоящие звонки, и кому необходимо позвонить.
Вот собственно и вся подготовка к составлению нашего плана личной работы на неделю.
Как составить план работы?
Работу с планом начинаем с заполнения первой колонки «личные задачи». В первую очередь, записываем задачи привязанные к определенному дню недели , и задачи в которых необходим выезд в какое либо место.
В некоторых отношениях план работы очень похож на проектное предложение. Разница заключается в том, что план работы основан на уже утвержденном проекте и определяет конкретный сегмент времени, в течение которого этот проект должен быть реализован. Он определяет проблемы, которые необходимо решить, делает их точными и поддающимися проверке в качестве целей, указывает необходимые ресурсы и препятствия для преодоления, предлагает стратегию, определяет действия, которые необходимо предпринять для достижения целей и достижения результатов.
Если у вас планируется работа с выездом, то сразу помечаем, что можно совместить с выездом, например, в среду в моем плане технические занятия в отряде, попутно я захвачу табель и передам его в бухгалтерию.
Таким образом, можно заполнить ближайшие четыре недели плана, открыв например следующую неделю, вы увидите когда у вас важное совещание, и заранее подготовитесь к нему, запланировав подготовку доклада накануне.
Предложение по проекту почти равное, хотя оно написано до утверждения проекта в качестве обоснования для его утверждения. План работы служит оправданием для сбора средств для получения ресурсов, включая бюджетные бюджеты. После утверждения план работы станет руководством для действий, которые необходимо предпринять для достижения целей, написанных таким образом, чтобы быть понятным каждому, как внутри, так и вне группы реализации, при описании этих целей и результатов, которые оправдывают действия, которые необходимо предпринять.
Поэтому рабочий план отвечает потребностям исполнителей, целевых групп, менеджеров, планировщиков, клиентов, а не только проектов, а также программ, доноров и организаций, работающих независимо от проектной документации. 2: Что такое «аргумент»? План работы - это «аргументация». Один аргумент состоит из логически связанных утверждений, где каждый из них логически выводится из предыдущего. Список глав, описанных ниже, представляет собой список типов связанных утверждений, которые вместе образуют весь аргумент.
Ну а дальше, просто начинаем ставить предстоящие задачи по дням недели, соразмерно своим возможностям. Также не забываем готовить задачи подчиненным , огромные планы перед собой ставить не стоит, здесь лучше пользоваться мудрым принципом «не торопясь но без остановки».
Накидав таким образом задачи на предстоящую неделю у вас будет четкое представление о предстоящей работе, и вы будете всегда готовы ответить начальству на вопрос «Какую работу планируете на сегодня?»
В процессе работы всегда возникают дополнительные задачи. Их просто дописываем в план, в тот день когда их необходимо выполнить.
Да еще один нюанс, перед каждой задачей, поручением или предстоящим звонком ставим «минус» — это своеобразный символ невыполненного пункта плана.
Как работать с планом?
Начнем со звонков. Позвонить в нужные места стоит до обеда, таким образом, если необходим ответ по вашему запросу, у вашего собеседника будет время его подготовить в течение рабочего дня. Исключение составляют звонки для контроля, когда их совершить решать вам, исходя из специфики работы.
Задачи поставленные подчиненным необходимо будет контролировать . Этап контроля помечается знаком «Плюс» дорисовав к «Минусу» вертикальную черточку, пометив таким образом задачу вы не будете досаждать работникам, и в то-же время они будут помнить что их работу точно проверят в процессе.
Делать контроль стоит один раз в середине работы, при необходимости внося коррективы в выполнение задачи, либо переноса ее, в связи с недостатком каких либо материалов.
Выполненное поручение обводим кружком, на этом контроль за поручениями закончен, и можно поставить следующую задачу, либо делегировать свою – в пределах компетенции работника.
Делегировать свои задачи — это очень эффективный способ повысить работоспособность организации в целом. Не бойтесь поручить какое либо дело ответственному работнику.
Ну что-же я вам подробно рассказал методику составления плана личной работы в организации, думаю она вам поможет. По крайней мере мне она очень помогла, и я добился очень хороших результатов в управлении пожарной частью.
Вот я после тяжелого лесного пожара.
Для тех, кому это может понадобиться, я создал файл, в котором планер уже подготовлен, останется его только распечатать, и отдать на брошюровку. Скачать
Даже после моего увольнения ко мне постоянно обращается мое бывшее руководство, с различными вопросами. Так как они помнят что я помогу им получить ответ, и знают что я был ответственным руководителем.
Почему я теперь там не работаю?
А очень просто. В один прекрасный момент руководство края решило, что тушить лесные пожары необходимо отдельной организации, и тушение лесных пожаров у нас забрали.
Наше же руководство в свою очередь решило, что держать пожарную часть в нашем населенном пункте не нужно и просто ликвидировали ее. Мне предложили должность старшего водителя, с зарплатой 12 тысяч рублей (смех да и только), я в свою очередь отказался, и подал заявление на увольнение.
P.S.
Кстати, помимо подтягивания, я разрабатываю методику приведения своего тела в порядок, своеобразный воркаут , все результаты записываю, думаю оформить их в этом блоге в отдельном разделе, как думаете стоит?
А еще я с моим хорошим другом решили замутить один очень интересный проект, скоро все расскажу, подписывайтесь на обновления блога чтобы не пропустить!
До скорых встреч, с вами был Сергей Меньков, удачи.
Мы составляем годовой план работы архива. В какие сроки нужно составлять номенклатуру дел, акты о выделении документов на уничтожение, архивные описи и т.д., чтобы ничего не забыть?
В первую очередь вспомним основные функции архива - их всего пять:
- хранение документов;
- учет документов;
- комплектование архива;
- обеспечение сохранности документов;
- использование документов.
Рассмотрим каждую из них подробнее.
Хранение документов
Хранение документов - это основная функция архива, с которой неразрывно связаны все остальные.
Архив и склад - это не одно и то же. Поместить документы в архив на хранение необходимо так, чтобы потом их легко можно было найти. Условия хранения должны обеспечивать сохранность документов в течение длительного времени. Архив отвечает за принятые на хранение документы, поэтому их прием должен быть оформлен соответствующим образом.
Для хранения документов выделяется специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.). Доступ в помещение архива предоставляется строго определенному кругу лиц. В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию. Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ.
Учет документов. Составление научно-справочного аппарата к документам
Учет документов - это важная функция работы архива. Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение. Поэтому в первую очередь нужно оформить передаточную опись (передаточный акт) , где будут указаны:
- количество передаваемых документов, даты их создания, заголовки;
- количество листов каждого дела.
Передаточный акт подписывают передающая и принимающая стороны. Акты хранятся в архиве (для этого заводят отдельное дело и присваивают ему делопроизводственный индекс) и служат основанием для приема документации на хранение и размещения документов на стеллажах.
Далее нужно зарегистрировать документы в учетных (инвентарных, архивных) журналах . Каждый документ в процессе регистрации получает идентификационный номер. Документы регистрируют по мере поступления в архив в валовом порядке.
Наш совет
Документы разных видов рекомендуем регистрировать в отдельных журналах. Например, управленческую документацию - отдельно от документации по личному составу. Научно-техническая документация имеет свои регистрационные журналы и регистрируется в них (при этом разные виды научно-технической документации регистрируются в различных журналах).
Следует помнить, что архивной регистрации подлежит как отдельный документ, так и сброшюрованный том (дело) в зависимости от вида документации, поступающей в архив.
Для оперативной работы с документами необходимо создать научно-справочный аппарат (НСА). К НСА относятся: указатели, путеводители, топографические, постеллажные указатели, картотеки и др.
Выполнение работ - в течение года.
Комплектование архива
Традиционно архивы организаций получают документы не только от своих отделов, но и от организаций-соисполнителей, субподрядных организаций и др. Сотрудник архива должен четко знать, с кем он планирует работать.
Работа со сторонними организациями основана на договорных началах. Желательно запросить у договорного (юридического, планового или др.) отдела список организаций, с которыми планируется сотрудничество.
При работе со структурными подразделениями нужна номенклатура дел . Для сотрудника архива номенклатура дел - это шпаргалка, которой он будет пользоваться при планировании работы со структурными подразделениями, создающими документацию постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, для определения количества планируемых к приему документов в год.
Прием документов в архив осуществляется по единицам хранения. За единицу хранения может быть принят как один документ, так и комплект документов. Единица хранения должна быть оформлена соответствующим образом:
- документы должны быть сброшюрованы;
- листы в деле должны быть пронумерованы;
- должны быть оформлены титульный и заверительный листы. На титульном листе указываются наименование организации - создателя данного документа (разработчика), заголовок дела (может быть наименование структурного подразделения), дата, количество листов, срок хранения дела, статья по перечню.
Выполнение работ - в течение года.
Обеспечение сохранности документов
В помещении архива должен поддерживаться определенный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику хранящихся там документов (бумажных, пленочных материалов, документов на магнитных лентах и дисковых носителях и т.д.). Желательно, чтобы в помещении было искусственное освещение, а также размещались контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры). Повышенная сухость воздуха приводит к ломкости документов на бумажных носителях, повышенная влажность - к появлению на документах грибка и плесени. Попадание прямых солнечных лучей ведет к т.н. затуханию текста.
При необходимости проводятся дезинфекция и дезинсекция помещения и документов. Для уменьшения вероятности заражения документации необходимо проводить обеспыливание документов.
Очень важен визуальный осмотр состояния сохранности документации, чтобы вовремя заметить первые признаки заражения документов плесенью или грибком. При обнаружении подобных документов их необходимо изолировать от основного объема документов, в противном случае есть вероятность заражения всего фонда. Избавиться от плесени сложно.
Следы жизнедеятельности плесени остаются на бумажной основе документа. Эти темные пятна можно удалить только путем реставрации документа.
Выполнение работ:
- санитарно-гигиеническая обработка в помещении архива - один раз в год, санитарный день - один раз в месяц;
- снятие показаний контрольно-измерительных приборов с последующим занесением их в соответствующие журналы - не реже двух раз в неделю;
- контроль сохранности информации на электронных носителях - не реже одного раза в три года.
Использование документов
Архив, по возможности, должен иметь читальный зал, где пользователь может ознакомиться с НСА, выбрать необходимый ему документ, оформить его получение, заказать изготовление копии и т.д. Сотрудники архива регистрируют исследователей, а также выдаваемые документы в соответствующих журналах. Из архивохранилища документы могут выдаваться как для использования в читальном зале, так и на руки во временное пользование. Срок выдачи документов не должен превышать трех месяцев.
Помимо исследовательской и научной значимости, использование документов имеет социальное значение - исполнение социально-правовых запросов граждан. Эта работа связана прежде всего с документами по личному составу (выдача справок о стаже работы, о заработной плате, о переименовании организации).
Поступающие запросы регистрируют, подготовленные по запросам документы (справки) подписываются руководителем организации и заверяются печатью.
Доступ в архив должен быть ограничен. Право доступа к просмотру документов определяется:
- для сотрудников организации - руководителем (заведующим) архива;
- для сотрудников сторонних организаций - разрешением руководителя организации на основании письменного запроса.
Выполнение работы - в течение года.
Приведем пример плана работы архива на год.
План работы архива на год
Текущие работы, которые ведутся в архиве постоянно:
1. Плановый прием документов в архив.
2. Внесение записей в учетные журналы о приеме дел.
3. Внесение дополнений и изменений в научно-справочный аппарат.
4. Размещение принятых дел на стеллажах. Внесение изменений в топографический указатель
5. Выдача документов по запросам (выемка, подкладка дел, внесение записей в учетные журналы выдачи дел).
6. Выполнение копировальных работ, распечатка документов, внесение изменений в документы и т.д. - для технических архивов.
1 раз в месяц - санитарный день (проветривание, уборка помещения, визуальная проверка состояния сохранности документов, проверка ведения журналов учета температурно-влажностного режима).
|
Месяц |
Дополнительные виды работ |
|
Проверка состояния сохранности документов на электронных носителях для технических архивов |
|
|
Проверка по журналам возврата дел, выданных во временное пользование |
|
|
Составление отчета за I квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.)) |
|
|
Проверка состояния сохранности документов на бумажных носителях |
|
|
|
|
|
|
Проверка состояния сохранности документов на электронных носителях |
|
|
Сентябрь |
|
|
|
|
|
|